¿Qué es el inventario físico?
El inventario físico es un proceso para determinar que las cantidades de inventario son exactas, o si hay diferencias en la cantidad mencionada físicamente presente y la mencionada en el sistema SAP. Básicamente, una vez que haya terminado con el inventario físico, su sistema y los niveles de existencias físicas deben ser los mismos.
Es de obligado cumplimiento por motivos legales, y en la mayoría de las ocasiones se realiza una vez al año.
Para simplificar el proceso, consulte el diagrama a continuación, estos son los pasos más comunes para hacer un inventario físico (no solo en SAP ERP).
Además de las razones legales, es extremadamente útil tener las cantidades de stock correctas en el sistema que coincidan con el stock físico. La gerencia puede tener la información correcta sobre el valor de los materiales en stock. El ATP para ventas es correcto. La planificación de necesidades se realiza utilizando los parámetros de entrada correctos (cantidades de stock de material).
No tener los niveles de stock correctos en el sistema significa todo lo contrario. La gerencia tiene una imagen equivocada sobre el aspecto financiero de las acciones en posesión. ATP utiliza los datos incorrectos (es posible que las ventas no puedan vender algo físicamente en stock pero que no exista en el sistema, o el sistema podría permitir vender algo que no está físicamente presente en el almacén). MRP es inexacto (la planificación de la producción y otros procesos de planificación de materiales pueden ser un gran problema, ya que se requieren para calcular las necesidades de producción / aprovisionamiento en función de los niveles de stock y otra información).
Ahora ve que tener niveles de stock claros y correctos es de inmensa importancia para muchos procesos en una empresa. Ahora verá cómo se realiza el inventario físico en el módulo MM.
Tipos de inventario físico
Los siguientes procedimientos de inventario físico se pueden utilizar en el sistema SAP:
- Inventario periódico
- Inventario continuo
- Inventario cíclico
- Muestreo de inventario
Inventario periódico La mayoría de las veces las empresas utilizan este tipo de inventario. En la mayoría de los casos, se realiza una vez al año y este tipo de inventario se denomina inventario físico anual. Eso significa que el stock de material se cuenta una vez al año. La mayoría de las veces al final del año o después de que finaliza la temporada (en industrias estacionales).
Inventario continuo Todos los materiales se cuentan en algún momento del año, pero eso puede hacerse en cualquier día designado. Entonces podemos contar algunos materiales en febrero, otros en abril y así sucesivamente. Se puede contar un solo material en una sola fecha. Este tipo de inventario se utiliza principalmente en almacenes basados en la gestión de almacenes, pero también se puede realizar en la gestión de inventario.
Recuento cíclico Este tipo de inventario nos permite establecer un período para intervalos regulares para el inventario físico a nivel de material. Por lo tanto, un material de alto valor y movimiento rápido se puede contar cuatro veces al año, mientras que el material de bajo valor y movimiento lento se puede contar una vez al año. El indicador para esto se fija en el maestro de materiales en la vista Planta / Ubicación de almacenamiento 1, en el campo
CC phys. Inv. Ind . Muestreo de inventario En la fecha clave del balance general solo se cuentan una cantidad de materiales seleccionados al azar, y si esos materiales muestran diferencias lo suficientemente pequeñas, también se puede considerar que los otros materiales tienen niveles de existencias correctos. Realmente no se usa con tanta frecuencia, ya que es esencialmente una aproximación, pero en algunos casos se puede usar si el material y la estructura del almacén lo implican.
Exploraremos la opción de inventario anual más común en el siguiente tema.
Creación de un documento de inventario físico
El siguiente procedimiento se puede utilizar para crear y procesar el documento de inventario físico.
Paso 1)
- Ejecute la transacción MI01 .
- Ingrese la fecha del documento y la fecha planificada para el recuento (deje el valor predeterminado para hoy).
- Ingrese la planta / ubicación de almacenamiento / indicador de stock especial.
- Elija si desea Bloque de contabilización (si existe la posibilidad de que alguien haga una contabilización mientras el inventario físico está en progreso, habilite esto - nivel de material), Congelar el inventario del libro (el saldo actual del inventario del libro se registrará en el documento de inventario físico si esta opción está habilitado), y si desea contar los lotes con el indicador de eliminación (se explica por sí mismo). Presione ENTER .
Paso 2)
- Ingrese el (los) número (s) de material que desea incluir en este documento de inventario físico.
- Guarde los datos de la transacción.
Se le informará del número de documento de inventario físico recién creado.
Paso 3)
Paso opcional.
- Ejecute la transacción MI02 para realizar cambios en el documento (si es necesario).
- Haga doble clic en el elemento si desea comprobar si el recuento ya se ha realizado.
- Si necesita eliminar el documento, puede configurar el indicador de eliminación.
Paso 4)
Paso opcional.
- Puede ver en el nivel de artículo que nuestro material aún no se ha contado.
Paso 5)
Paso opcional.
- A nivel de encabezado, puede editar los datos ingresados durante la creación del documento de inventario físico.
Ahora ha terminado de crear (y cambiar el documento de inventario físico). Puede visualizar el documento con el código de transacción MI03 .
Introducción de los resultados del recuento
En el siguiente tema, le mostraré cómo puede ingresar los resultados del recuento en el documento de inventario físico.
El proceso es bastante fácil, pero debe ejecutarse con precisión porque el error al ingresar el conteo da como resultado saldos de existencias deficientes más adelante. Por lo tanto, existe una gran necesidad de que tanto el proceso de recuento como el de entrada sean precisos.
Paso 1)
- Ejecute el código de transacción MI04.
- Ingrese el número de documento físico y el año fiscal.
- Ingrese la fecha de conteo si difiere de la sugerida.
- Ingrese el porcentaje de variación. Esto significa que si usted tenía 100 unidades en acción antes de que el proceso de inventario físico y entras 107 piezas como un resultado del recuento, se le informará con un mensaje de advertencia de la diferencia entre el anterior de la cantidad y la quantity.Press contado ENTER .
Paso 2)
- Ingrese la cantidad que se cuenta para este material.
- Presione ENTER.
Se le informará que hay una diferencia de cantidad de 20 unidades, si no se ha equivocado al ingresar la cantidad, puede omitir la advertencia presionando ENTER. Si cometió un error al ingresar la cantidad, puede corregir la entrada (124 unidades en mi caso) y presionar ENTER nuevamente.
Si obtiene el mensaje de advertencia, y cree que puede haber un error en el proceso de escrutinio, se puede contar de nuevo el artículo y corregir los resultados (echa un vistazo a MI05 código de transacción, y MI11 si es necesario).
Una vez que haya corregido mi entrada a 124 unidades, guardaré los datos de la transacción .
Publicando las diferencias
Una vez que posiblemente haya contado y vuelto a ingresar la información de cantidad para materiales problemáticos, puede registrar las diferencias mediante la transacción MI07 .
Paso 1)
- Ejecute la transacción MI07 .
- Ingrese su inventario físico y año fiscal.
- Ingrese la fecha de publicación. La contabilización de mercancías se realizará según esta fecha. Algunas empresas utilizan 31.12. En el inventario físico anual como último día del año fiscal.
- Puede usar el valor de umbral para ingresar el valor de diferencias máximas permitidas en moneda local. Si no desea un límite, deje este campo en blanco. Para que esto funcione, los materiales deben mantener el precio estándar o variable.
- Presione ENTER .
Paso 2)
- Puedes ver la cantidad de diferencia. Esto significa que hemos encontrado 4 piezas más de lo que se indicó anteriormente en el sistema.
- El valor no se muestra ya que nuestro departamento de control / contabilidad aún no publicó los precios de este material. Esto debe realizarse en un entorno de producción. No puede publicar una diferencia de 4 piezas con el valor respectivo de 0,00 Eur.
Podemos ver que nuestra contabilización se realiza creando el documento de material resultante 4900547510 .
Paso 3)
Opcional.
Podemos consultar el documento de material en MB03 .
- Podemos ver una cantidad de 4 piezas en el documento de material.
- La clase de movimiento utilizada para la entrada de mercancías de la contabilización de diferencias de inventario físico es 701.
Esto significa que se agregan 4 piezas al inventario.
Para obtener una referencia de los tipos de movimiento estándar, utilizados para el inventario físico, consulte la siguiente tabla.
- 701 - Entrada de mercancías para stock no restringido
- 702 - Salida de mercancías para stock libre
- 703 - Entrada de mercancías para stock de inspección de calidad
- 704 - Salida de mercancías para stock de inspección de calidad
- 707 - Entrada de mercancías por stock bloqueado
- 708 - Salida de mercancías por stock bloqueado
Ha terminado con el inventario físico. Ahora puede continuar con las actividades habituales del almacén.