¿Qué es la gestión de problemas?
La gestión de problemas es el proceso para que otros se den cuenta del problema y luego lo resuelvan lo más rápido posible.
Para comprender esto, realice el siguiente ejercicio:
Hay algunos problemas típicos en el proyecto.
Estrategia
- El proyecto está fuera de presupuesto
- Falta de apoyo gerencial visible para el proyecto
- La comunicación del proyecto ha sido ineficaz
- El proceso de gestión de proyectos no sigue el estándar
Definición
- Destino del proyecto incorrecto
- Alcance del proyecto no definido correctamente
- Requisitos del proyecto poco claros
Recursos humanos
- El equipo del proyecto carece de habilidades para completar el proyecto.
- El equipo del proyecto es demasiado grande o demasiado pequeño y, por lo tanto, difícil de administrar
- El equipo del proyecto está mal organizado. No quieren trabajar en equipo
- Falta de miembros capacitados debido a licencias o renuncias.
Horarios
- El cronograma del proyecto es demasiado ajustado. No tiene suficiente mano de obra para cumplir con los plazos.
- El proyecto necesita algunos insumos, como material de prueba, herramienta de software, etc.… pero hay demoras en la entrega.
¿Por qué ocurren los problemas?
Hay muchas razones que causan problemas. La mayoría de las razones tienen como causa los errores humanos. El administrador de pruebas, que dirige el proyecto, debe asumir la plena responsabilidad por el fracaso de ese proyecto.
Aquí hay algunos errores comunes que causan problemas.
Hacer coincidir los recursos con los proyectos incorrectos
Guru99 Bank es un proyecto grande y complejo. Necesita mucho personal con habilidades para realizar pruebas . Pero seleccionó recursos con habilidades de desarrollo. ¿Cuál será el problema?
Pueden ocurrir los siguientes problemas
- Se perderá mucho tiempo ya que los desarrolladores no son probadores capacitados y necesitarán aprender a probar. Es posible que se pierda la fecha límite.
- La calidad de las pruebas puede verse afectada.
La combinación de recursos con los proyectos es el factor más importante en la gestión de proyectos y se considera una etapa crítica para el éxito del proyecto. Hacer coincidir los recursos con el proyecto debe garantizar que las habilidades de recursos puedan alcanzar las expectativas del proyecto.
Falta de habilidades de gestión del gerente de proyecto
Se le asigna como administrador de pruebas del proyecto Guru99 Bank. Es una buena noticia, pero nunca antes ha gestionado un proyecto. No tiene ninguna experiencia en la gestión de un proyecto, puede causar un problema importante.
Controlar un proyecto es difícil y lo es aún más si el director del proyecto no tiene experiencia para gestionar bien el proyecto. La experiencia en la realización de reuniones de estado del proyecto, la gestión de riesgos y el trato con las partes interesadas del proyecto es muy importante para el desarrollo y la ejecución exitosos de un proyecto.
Cronograma del proyecto
Un cronograma demasiado ajustado o flojo es una de las razones que hacen que el progreso del proyecto se retrase o se sobrepase. Esta situación puede surgir si el director del proyecto establece cronogramas de tiempo poco realistas para las tareas del proyecto.
Desestimación
Sepa quiénes son y qué puede hacer. El gran error que comete el Gestor de pruebas es que cree que es fácil completar cualquier proyecto. Debe ser realista en su pensamiento y asegurarse de no subestimar sus necesidades desde el principio.
Ignorando los pequeños problemas
Algún pequeño problema actual puede empeorar en el futuro. Vea el siguiente ejemplo:
Ignorar los problemas solo empeora los problemas, por lo que es recomendable dejar espacio para estos problemas y desarrollar una solución práctica, incluso estos problemas son pequeños.
No seguir el proceso
La gestión de pruebas es un gran proceso que el administrador debe seguir estrictamente. No seguir el proceso significa que rompes la regla.
Tener un proceso implementado le dará estructura y organización y disminuirá las posibilidades de que los proyectos corran riesgos.
No escuchar a los demás
Eres Test Manager del proyecto; tienes el puesto más alto en el equipo del proyecto. Pero no puedes hacer nada solo; necesitas tu equipo de proyecto.
Los miembros del equipo son probablemente los más conscientes de los desafíos o problemas inminentes con un proyecto a través de su trabajo diario. Si un administrador de pruebas no escucha los consejos de un miembro y desalienta a su equipo de proyecto de hacer sugerencias, en última instancia, podría terminar con el proyecto fallando.
Enfoque de gestión de problemas
Comencemos el tema con el siguiente escenario
En el proyecto Guru99 Bank, para poder realizar el Test Plan, hay que analizar y dejar claro el requerimiento del cliente. Aquí hay un escenario
En este caso, ocurrió un problema. Vino del cliente. En cinco días, cambió el requisito 3 veces. Los clientes inconstantes pueden ser una gran molestia porque no sabe cuáles son sus deseos, hasta que se completa una determinada etapa.
Este tema le mostrará una guía paso a paso para resolver el problema.
Registro
En algún momento durante el proyecto, los riesgos que identificó en los pasos de planificación se harán realidad y tendrá un problema. Tienes que registrar cualquier evento o problema que haya ocurrido y amenace el éxito de tu proyecto.
En muchos proyectos, es probable que los problemas surjan al comienzo del proyecto. Por lo tanto, es una buena idea detectar y discutir problemas durante el inicio del proyecto .
Cuando se identifica un problema, debe realizar las siguientes acciones:
Registre los problemas del proyecto
Una de las mejores herramientas para registrar los problemas del proyecto es el registro de problemas . El registro de problemas le ayudará a concentrarse en encontrar una solución a un problema.
Puede crear el registro de problemas usted mismo o utilizar la plantilla de registro de problemas de este artículo como referencia.
Establecer el nivel de prioridad
No olvide la prioridad del problema, siempre asigna un nivel de prioridad a un problema. Hay tres prioridades temáticas que se utilizan comúnmente
¿Qué prioridad establecerá para el problema mencionado en los temas anteriores? ¿Qué prioridad establecerá para el problema que se menciona anteriormente (Requisito de cambio del cliente con frecuencia)?Un críticoB) Mayor
C) Menor
Incorrecto Correcto
Si el cliente no soluciona el requisito, TestManager no puede estimar ni crear el plan. El proyecto no puede continuar.
Es un problema crítico y debe resolverse de inmediato.
Asignar el propietario a los problemas
Asigne el problema del proyecto a la persona que mejor se adapte a él. Esa persona es alguien dentro o fuera del equipo del proyecto. Sin embargo, si lo asigna, alguien fuera del equipo se asegurará de que sepa en qué se está metiendo.
Para nuestro problema anterior de requisitos de cambio del Cliente, puede elegir a una persona que tenga las mejores habilidades de comunicación para resolver el problema. Trabajará como ingeniero de puentes para negociar con el cliente, solicitarles que arreglen el requisito para poder continuar con el proyecto.
Seguimiento del estado de los problemas
Después de asignar el propietario al problema, debe verificar el registro de problemas y actualizar el estado del problema con regularidad. Las siguientes cifras representan el tipo de riesgo
Reporte
Documente los problemas importantes del proyecto en sus informes de progreso (destacados) regulares y eleve los problemas de alta prioridad a la junta del proyecto: la comunicación es clave.
Los gerentes de proyectos expertos dependen en gran medida de un informe de estado de problemas del proyecto, especialmente si un proyecto es grande y tiene muchas partes interesadas.
Para ayudarlo a crear su propio informe, puede usar o utilizar el Informe de plantilla de problemas del proyecto en este artículo.
Controlar los problemas del proyecto
El Gerente de Proyecto es responsable del control de los problemas del proyecto y debe considerar cuidadosamente las siguientes actividades
- Reconozca a las personas que podrían tener un impacto en la resolución del problema.
- Detenga todas las actividades relacionadas con los problemas y antes de resolver el problema primero. Usted es el director del proyecto y tiene el control de la situación, no apresure el proyecto a menos que resuelva los problemas.
- Ahora piense detenidamente en las siguientes preguntas para cada problema del registro.
- Cree una lista de posibles acciones u opciones que podrían ofrecer el avance que está buscando. Luego, reduzca su lista y seleccione las opciones con más probabilidades de resolver el problema.
Incorrecto Correcto
En el elemento interactivo anterior, puede usar cualquier acción para resolver el problema, como A, B o C. Pero en algunos casos, usar solo una opción puede no ser suficiente para resolver el problema por completo. La mejor forma es combinar todas las opciones.
Por ejemplo, si selecciona la opción A "Celebrar la reunión con el cliente para aclarar y establecer el requisito lo antes posible". ¿Qué hará si usted y su cliente no pueden cumplir con el requisito final después de la reunión? Necesita obtener más apoyo de un nivel superior para negociar con el cliente (Opción B). Si los clientes no son profesionales, ni siquiera conocen exactamente sus necesidades. En tal caso, debe proponer nuevas ideas al cliente sobre los requisitos del producto.