Habrá ocasiones en las que se le pedirá que analice grandes cantidades de datos y produzca informes fáciles de leer y comprender. Las tablas dinámicas nos permiten analizar dichos datos y producir informes que cumplen con nuestros requisitos de informes comerciales.
En este tutorial, cubriremos los siguientes temas;
- ¿Qué es una tabla dinámica?
- Tutorial paso a paso sobre la creación de tablas dinámicas
- Mesas pivotantes bidimensionales
- Visualización de datos de tablas dinámicas mediante gráficos
¿Qué es una tabla dinámica?
Una tabla dinámica es un resumen de un gran conjunto de datos que generalmente incluye las cifras totales, promedio, mínimo, máximo, etc. Digamos que tiene datos de ventas para diferentes regiones, con una tabla dinámica, puede resumir los datos por región y encontrar las ventas promedio por región, la venta máxima y mínima por región, etc. Las tablas dinámicas nos permiten analizar, resumir y mostrar solo datos relevantes en nuestros informes.
Tutorial paso a paso sobre la creación de tablas dinámicas
La siguiente imagen muestra los datos de ventas de muestra recopilados de la base de datos de acceso de North Wind.
Puede descargar los datos de Excel de muestra aquí.
Descargue el archivo de datos de Excel anterior
Como puede ver en la imagen de arriba, nuestra hoja de cálculo contiene muchos datos. Digamos que queremos crear un resumen de clientes, agrupar todos sus pedidos por producto y mostrar las cantidades, el precio unitario y los subtotales de todas las transacciones.
- Abra el archivo de Excel que descargó
- Haga clic en la pestaña INSERTAR en la cinta
- Obtendrá la siguiente ventana
- Haga clic en el botón seleccionar tabla / rango como se muestra en la imagen de arriba
- Obtendrá la siguiente mini ventana
- Haga clic en la dirección de la celda A1
- Presione Ctrl + A en el teclado para seleccionar todas las celdas de datos
- La mini ventana que se muestra ahora aparece de la siguiente manera
- Haga clic en el botón Cerrar para volver a la ventana de opciones
- Haga clic en el botón Aceptar
- Seleccione los siguientes campos
- Nombre de empresa
- nombre del producto
- Precio unitario
- Cantidad
- Total parcial
- Su hoja de trabajo ahora debería verse como sigue
- Tenga en cuenta que los datos anteriores se han agrupado por nombre de la empresa del cliente, nombre del producto, precio unitario, suma de cantidades y la suma de los subtotales.
- Observe el botón desplegable junto a Etiquetas de filas. Este botón nos permite ordenar / filtrar nuestros datos. Supongamos que solo nos interesa Alfreds Futterkiste
- Haga clic en la lista desplegable Etiquetas de fila como se muestra a continuación
- Quite la marca de (Seleccionar todo)
- Seleccione Alfreds Futterkiste
- Haga clic en el botón Aceptar
- Obtendrás los siguientes datos
Mesas pivotantes bidimensionales
Una tabla dinámica bidimensional es una tabla que tiene campos en filas y columnas. Digamos que queremos enumerar los nombres de los empleados como filas y usar columnas para representar los nombres de los clientes y completar las celdas con las ventas totales.
- Activar la hoja de datos de ventas
- Haga clic en la pestaña INSERTAR
- Haga clic en el botón Gráfico dinámico y tabla
- Seleccione todos los datos. Excel ahora debería recordar el rango anterior, por lo que solo tiene que hacer clic en el botón Aceptar
- Se creará una nueva hoja con las herramientas de la tabla dinámica
- Seleccione los campos como se muestra en la imagen a continuación
Su tabla dinámica ahora se verá de la siguiente manera
Visualización de datos de tablas dinámicas mediante gráficos
Con Excel 2013, no es necesario crear los gráficos manualmente. Excel creará los gráficos por usted a medida que crea sus tablas dinámicas, cambia funciones agregadas, aplica filtros, etc.
El siguiente gráfico se creó automáticamente para nosotros a partir del ejercicio de gráfico dinámico simple que filtraba datos solo para Alfreds Futterkiste.
Resumen
Las tablas y gráficos dinámicos nos permiten resumir y analizar grandes conjuntos de datos. Podemos utilizar funciones agregadas como SUMA, MÍNIMO, MÁXIMO, PROMEDIO, etc. Los gráficos se crean y actualizan automáticamente para nosotros mediante Excel a medida que trabajamos con los datos.