Gestión de costes del proyecto
La gestión de costes del proyecto se define como el proceso de planificación y control del proyecto de forma rentable. Define qué costos se requieren para cada entregable. El costo del proyecto se puede estimar a partir de varias fuentes de proceso (ejemplos a continuación)
- Creación de estructura de desglose del trabajo (WBS)
- Desarrollar horario
- Planificar los recursos humanos
- Identificando riesgos
Los insumos de la gestión de costos incluyen,
- Plan de gestión de proyectos
- Carta del proyecto
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos organizativos
Si bien, el resultado de esto es
- Plan de gestión de costes.
La creación de estimaciones y costos para el proyecto es una parte extremadamente crucial de la gestión de cualquier proyecto. Se tienen en cuenta varias cosas al calcular el presupuesto para el proyecto, como los costos de mano de obra, la adquisición de equipos necesarios, los costos de materiales, etc.
¿Qué es la estimación de costos del proyecto?
La estimación de costos del proyecto se define como el proceso de aproximar el gasto total del proyecto. La precisión de la estimación de costos depende de la precisión y los detalles del alcance del proyecto, que es la línea de base del alcance. El alcance también definirá cualquier restricción como fecha, recursos o presupuesto. El registro de riesgos ayudará a calcular los tipos de costos estimados, los gastos realizados detrás de la acción contingente y los gastos realizados para hacer frente a los riesgos.
Para estimar el costo del proyecto, debe categorizar varios tipos de costos en categorías como
- Costo de producción
- Costo del equipo
- Costo de suministros
- Precio de viaje
- Costo de formación
- Gastos generales, etc.
Técnicas utilizadas para estimar el costo del proyecto.
Para estimar formalmente el costo del proyecto, existen pocos métodos (técnicas) que se utilizan como sigue:
- Estimación análoga
Esta técnica de estimación se basa en juicios de expertos e información basada en proyectos anteriores similares. Donde anteriormente se hizo un costo de proyecto similar se considera con más o menos del 20% para el proyecto existente.
- Estimación paramétrica
Los datos o registros anteriores se utilizan para estimar el costo del proyecto actual.
- Estimación ascendente
Una vez que haya definido el alcance del proyecto, es la forma de técnica más confiable. En esta técnica, basada en WBS, se estima el costo de cada recurso o entregables.
Asimismo, existen otros métodos (técnicas) que podrían ser útiles para estimar costos como la estimación PERT, el análisis de ofertas de proveedores, etc.
Planificación del presupuesto del proyecto
El objetivo principal de esta actividad es asignar y autorizar los recursos monetarios necesarios para completar el proyecto. El resultado principal para determinar el presupuesto incluye la línea de base de desempeño de costos. No solo especifica en qué costo se incurrirá, sino también cuándo se incurrirá en los costos. Los insumos para determinar el presupuesto incluyen
- Estimaciones de costos de actividad
- Base para estimaciones
- Línea base del alcance
- Cronograma del proyecto
- Calendarios de recursos
- Contratos
- Activos de los procesos organizativos
El resultado de este proceso es
- Línea de base de rendimiento de costos
- Requisitos de financiación del proyecto
- Actualizaciones de documentos del proyecto
La presupuestación del proyecto se realiza en paralelo con el proceso de programación del proyecto. Depende en gran medida de tres componentes:
- Estimación de costos
- Duraciones de las tareas
- Recursos asignados
Durante el presupuesto del proyecto, el gerente del proyecto se comunica con diferentes personas responsables de administrar los esfuerzos de trabajo, así como de estimar los costos del proyecto.
Utilizará varios prospectos del proyecto, como la estructura de desglose del trabajo del proyecto, las estimaciones de costos, los datos y registros históricos, la información de recursos y las políticas.
Sin una evaluación de riesgos, el proceso de presupuestación no se completa. El proceso de evaluación de riesgos considera factores como la escasez de tiempo, la disponibilidad de recursos, la experiencia del equipo de desarrollo, la tecnología utilizada, etc. La evaluación de riesgos puede ser una cantidad entre el 25 y el 30 por ciento del costo total del proyecto.
Plan de gestión de la calidad del proyecto
El grupo de procesos de gestión de la calidad consta de tres procesos,
- Calidad del plan
El proceso de Planificar la Calidad implica identificar qué estándares de calidad son relevantes para el proyecto y cómo cumplirlos. También incluye la identificación de métricas de calidad y medidas estándar para los procesos del proyecto, los requisitos de cumplimiento normativo, la funcionalidad del producto, la documentación, etc.
Los insumos de la gestión de la calidad del plan incluyen
- Plan de gestión de proyectos
- Registro de partes interesadas
- Registro de riesgo
- Documentación de requisitos
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos organizativos
El resultado de la gestión de la calidad es
- Plan de gestión de la calidad
- Plan de mejora de procesos
- Métricas de calidad
- Listas de control de calidad
- Actualizaciones de documentos del proyecto
- Seguro de calidad
Esta etapa incluye principalmente dos actividades, primero analizar la calidad del proyecto y mejorar la calidad del proyecto. Es un proceso de auditoría de los requisitos de calidad y los resultados de la medición del control de calidad para garantizar que se mantenga el estándar de calidad durante todo el proceso. La entrada para esto será la misma que la salida de la gestión de la calidad del plan, mientras que la
El resultado de este proceso será
- Solicitud de cambio
- Plan de gestión de proyectos
- Actualizaciones de documentos del proyecto
- Actualizaciones de activos de procesos de organización
- Control de calidad
Esto se llevará a cabo para controlar la calidad durante todo el ciclo de vida del proyecto. Define cómo el estándar de calidad puede cumplir con los estándares de calidad definidos. El resultado de la garantía de calidad será la entrada para el control de calidad. Mientras que la salida
- Medidas de control de calidad
- Validar cambios
- Entregables verificados
- Información sobre desempeño laboral
- Solicitud de cambio
- Plan de gestión de proyectos
- Actualizaciones de documentos del proyecto
- Actualizaciones de activos de procesos organizacionales
Gestión de recursos humanos del proyecto
La gestión de recursos humanos incluye el proceso de organización, gestión y liderazgo del equipo del proyecto. Está compuesto por personas con roles y responsabilidades asignados para completar el proyecto. La dirección de RR.HH. se ocupará de cuatro procesos.
- Desarrollar un plan de recursos humanos : esta etapa define las funciones y responsabilidades del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan de gestión del personal.
La entrada para esto
- Plan de gestión de proyectos
- Requisitos de recursos de actividad
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos organizativos
La salida para esto será
- Plan de gestión de recursos humanos
- Adquirir equipo de proyecto :
Esta etapa confirma la disponibilidad del recurso humano y la obtención del equipo necesario para completar las actividades del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida del paso anterior. Si bien la salida de esta etapa sería
- Asignaciones de personal del proyecto
- Calendarios de recursos
- Actualizaciones del plan de gestión de proyectos
- Desarrollar equipo de proyecto :
En esta etapa, el enfoque es mejorar la eficiencia del equipo, la interacción de los miembros del equipo y mejorar el desempeño general del equipo y del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida del paso anterior. Si bien la salida de esta etapa sería
- Evaluaciones de desempeño del equipo
- Actualizaciones de factores ambientales empresariales
- Gestionar el equipo del proyecto :
Este proceso incluye el seguimiento del desempeño de los miembros del equipo, la resolución de problemas, la provisión de comentarios y la gestión de un equipo para optimizar el desempeño del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida del paso anterior. Si bien la salida de esta etapa sería
- Solicitud de cambio
- Actualizaciones del plan de gestión de proyectos
- Actualizaciones de documentos del proyecto
- Actualizaciones de factores ambientales empresariales
- Actualizaciones de activos de procesos organizacionales
Gestión de comunicación de proyectos
Aquí, la comunicación del proyecto no significa interactuar verbalmente entre sí, sino transmitir información relacionada con el proyecto de manera efectiva con el equipo del proyecto, las partes interesadas, los gerentes del proyecto, etc. Debe abordar las acciones y evaluaciones de riesgo, los planes del proyecto, la gestión y las acciones de la reunión, las revisiones y la caminata. -pasantes, etc.
Este segmento cubre principalmente cinco áreas
- Comunicarse con las partes interesadas
Es el proceso de desarrollar un enfoque para comunicarse con las partes interesadas de manera eficiente y comprender sus requisitos. La entrada para esto sería
- Plan de gestión de proyectos
- Registro de partes interesadas
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos organizativos
Si bien la salida para esto será
- Plan de gestión de la comunicación
- Actualizaciones de documentos del proyecto
- Gestionar comunicaciones
Es el proceso de almacenar, distribuir, recopilar y recuperar la información del proyecto de acuerdo con un plan de comunicación. La entrada de esta etapa sería
- Factores ambientales de la empresa
- Activos de los procesos organizativos
- Informes de desempeño laboral
- Plan de gestión de la comunicación
Mientras que la salida sería
- Comunicaciones del proyecto
- Actualizaciones del plan de gestión de proyectos
- Actualizaciones de documentos del proyecto
- Actualizaciones de activos de procesos organizacionales
- Comunicaciones de control
Es el proceso de controlar y monitorear la comunicación durante todo el ciclo de vida del proyecto. La entrada para esta etapa sería
- Plan de gestión de proyectos
- Comunicaciones del proyecto
- Registro de problemas
- Datos de desempeño laboral
- Activos de los procesos organizativos
Si bien la salida de esta etapa sería
- Información sobre desempeño laboral
- Solicitudes de cambio
- Actualizaciones del plan de gestión de proyectos
- Actualizaciones de documentos del proyecto
- Actualizaciones de procesos organizativos
Resumen
La gestión de costes es el proceso de planificación y control del proyecto de forma rentable. Le ayuda a registrar y realizar un seguimiento de los gastos realizados después del proyecto.
Para ver que su proyecto se completa en un cronograma y presupuesto determinados, veremos qué factor de riesgo debe mitigar en el siguiente tutorial.