¿Qué es SAP?
SAP significa Aplicaciones de Sistemas y Productos en Procesamiento de Datos. SAP, por definición, es también el nombre del software ERP (Enterprise Resource Planning), así como el nombre de la empresa. SAP Software es una multinacional europea, fundada en 1972 por Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner y Tschira. Desarrollan soluciones de software para gestionar las operaciones comerciales y las relaciones con los clientes.
El sistema SAP consta de una serie de módulos totalmente integrados, que cubre prácticamente todos los aspectos de la gestión empresarial.
SAP es el número 1 en el mercado de ERP. En 2010, SAP tiene más de 140.000 instalaciones en todo el mundo, más de 25 soluciones empresariales específicas de la industria y más de 75.000 clientes en 120 países.
Otros productos competitivos de Software SAP en el mercado son Oracle, Microsoft Dynamics, etc.
¿Qué es SAP ERP? ¿Por qué es obligatorio?
El siguiente video explicará la necesidad de un software ERP como SAP en una empresa.
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La pregunta fundamental para cualquier principiante es ¿por qué se requiere la planificación de recursos empresariales, también llamada ERP? Para responder a esto, examinemos este escenario empresarial típico.
Suponga que un cliente se acerca a un equipo de ventas para solicitar un producto en particular. El equipo de ventas contacta con el departamento de inventario para verificar la disponibilidad del producto. Para su sorpresa, el equipo de ventas descubrió que el producto estaba agotado. Entonces, la próxima vez que esto no suceda, tendrán que introducir una herramienta SAP ERP.
Antes de que veamos en detalle qué es el ERP y cómo el ERP puede ayudarlo en su proceso comercial, entenderemos cómo los diferentes departamentos están involucrados en todo el proceso comercial, desde el pedido de la materia prima hasta la fabricación de productos y la entrega final. productos al cliente.
Aquí está todo el proceso que sigue cualquier unidad de negocio.
- El cliente contacta al equipo de ventas para verificar la disponibilidad del producto.
- El equipo de ventas se acerca al departamento de Inventario para verificar la disponibilidad del producto.
- En caso de que el producto esté agotado, el equipo de ventas se acerca al Departamento de Planificación de la Producción para fabricar el producto.
- El equipo de planificación de la producción verifica con el departamento de inventario la disponibilidad de materia prima.
- Si la materia prima no está disponible con el inventario, el equipo de planificación de la producción compra la materia prima a los proveedores.
- Luego, la planificación de la producción envía las materias primas a la ejecución del piso de producción para la producción real
- Una vez que esté listo, el equipo de la planta envía los productos al equipo de ventas
- Equipo de ventas que a su vez lo entrega al cliente
- El equipo de ventas actualiza las finanzas con los ingresos generados por la venta del producto. El equipo de planificación de la producción actualiza las finanzas con los pagos que se realizarán a diferentes proveedores de materias primas.
- Todos los departamentos se acercan a RR.HH. para cualquier problema relacionado con los recursos humanos.
Ese es un proceso comercial típico de cualquier empresa de fabricación. Algunas inferencias clave que se podrían derivar del escenario serían.
- Tiene muchos departamentos o unidades de negocio.
- Estos departamentos o unidades de negocio se comunican e intercambian datos continuamente entre sí.
- El éxito de cualquier organización radica en la comunicación eficaz y el intercambio de datos dentro de estos departamentos, así como de terceros asociados, como proveedores, subcontratistas y clientes.
Basado en la forma en que se gestiona la comunicación y el intercambio de datos. Los sistemas empresariales pueden clasificarse ampliamente como
1) Sistema descentralizado
2) Sistema centralizado que también se denomina ERP.
Sistema descentralizado
Veamos primero el sistema descentralizado, en una empresa con un sistema descentralizado de gestión de datos. Hay dos problemas principales:
- Los datos se mantienen localmente en los departamentos individuales
- Los departamentos no tienen acceso a información o datos de otros departamentos
Para identificar los problemas que surgen debido al sistema de administración empresarial descentralizado, veamos nuevamente el mismo proceso comercial. El cliente se acerca al equipo de ventas en busca de un producto, pero esta vez, necesita el producto de manera urgente.
Dado que es un proceso descentralizado, el equipo de ventas no tiene acceso a información en tiempo real sobre la disponibilidad del producto . Entonces se acercan al departamento de Inventario para verificar la disponibilidad del producto. Este proceso lleva tiempo y el cliente elige otro proveedor, lo que genera una pérdida de ingresos y la insatisfacción del cliente.
Ahora, suponga que el producto está agotado y el equipo de ventas se acerca al equipo de planificación de producción para fabricar el producto para uso futuro. El equipo de planificación de la producción verifica la disponibilidad de las materias primas necesarias.
En un sistema descentralizado, la planificación de la producción y el departamento de inventario almacenan por separado la información sobre las materias primas . Por lo tanto, el costo de mantenimiento de datos (en este caso, Materia prima) aumenta.
La información de la materia prima está disponible en dos departamentos diferentes: Inventario y Planificación de la producción. Cuando el equipo de ventas verifica una materia prima en particular requerida para fabricar el producto, muestra que la materia prima está disponible según el inventario, pero según la base de datos del equipo de planificación de producción, la materia prima está agotada.
Entonces, siguen adelante y compran la materia prima. Por lo tanto, aumenta el costo del material y del inventario.
Una vez que la materia prima está disponible, el departamento de planta se da cuenta de repente de que hay pocos trabajadores. Se acercan a RR.HH., que a su vez contrata empleados temporales a precios superiores a los del mercado. Por lo tanto, aumenta el costo LABORAL.
El departamento de planificación de la producción no actualiza al departamento de finanzas sobre los materiales que han comprado. El departamento de finanzas incumple el plazo de pago establecido por el proveedor provocando la pérdida de reputación de la empresa e incluso invitando a una posible acción legal.
Estos son solo algunos de los muchos problemas con los sistemas descentralizados.
Algunos problemas importantes con el sistema descentralizado son:
- Numerosos sistemas de información dispares creados individualmente a lo largo del tiempo que son difíciles de mantener
- La integración de los datos requiere tiempo y dinero
- Inconsistencias y duplicación de datos
- La falta de información oportuna genera insatisfacción del cliente, pérdida de ingresos y reputación.
- Alto costo de inventario, materiales y recursos humanos.
Estos son algunos de los principales inconvenientes para los que necesitamos una solución. Bueno, la solución radica en los sistemas centralizados, es decir, ERP.
Sistema centralizado
En una empresa, con un Sistema Centralizado de Información y Gestión de Datos.
1) Los datos se mantienen en una ubicación central y se comparten con varios departamentos
2) Los departamentos tienen acceso a información o datos de otros departamentos
Veamos nuevamente el mismo proceso empresarial para comprender cómo un Sistema empresarial centralizado ayuda a superar los problemas que plantea un Sistema empresarial descentralizado.
En este caso, todos los departamentos actualizan un Sistema Central de Información.
- Cuando el Cliente se acerca al equipo de ventas para comprar un producto de manera urgente. El Equipo de Ventas tiene acceso a la información en tiempo real de los productos en el inventario que es actualizada por el Departamento de Inventario en el Sistema Centralizado.
- El equipo de ventas responde a la solicitud del cliente a tiempo, lo que genera un aumento de los ingresos y la satisfacción del cliente.
- En caso de que se requiera fabricación, el Equipo de Ventas actualiza la Base de Datos Centralizada, para que todo el departamento permanezca informado sobre el estado del producto.
- El Departamento de planificación de producción se actualiza automáticamente mediante la base de datos centralizada para los requisitos. El Equipo de Planificación de la Producción verifica la disponibilidad de las materias primas necesarias a través de la Base de Datos Central, que es actualizada por el Departamento de Inventario.
- Por lo tanto, se evita la duplicación de datos y se ponen a disposición datos precisos. El equipo de planta actualiza periódicamente su estado de mano de obra en la base de datos central, a la que puede acceder el departamento de recursos humanos.
- En caso de escasez de mano de obra, el equipo de RR.HH. inicia el proceso de contratación con un tiempo de espera considerable para contratar a un candidato adecuado a precio de mercado. Por tanto, el coste laboral desciende.
- Mientras que los proveedores pueden enviar directamente sus facturas al Sistema Empresarial Central, al que puede acceder el departamento de finanzas. De esta forma, los pagos se realizan a tiempo y se evitan posibles acciones legales.
- El software SAP es un tipo de sistema centralizado. Los sistemas SAP son los más utilizados en software ERP.
Los beneficios clave del sistema centralizado son:
- Elimina la duplicación, la discontinuidad y la redundancia en los datos.
- Proporciona información de todos los departamentos en tiempo real.
- La empresa SAP proporciona control sobre varios procesos comerciales
- Aumenta la productividad, mejora la gestión del inventario, promueve la calidad, reduce el costo del material, la gestión eficaz de los recursos humanos, la reducción de gastos generales aumenta las ganancias
- Mejor interacción con el cliente y mayor rendimiento. También mejora el servicio al cliente
- Por lo tanto, se requiere un sistema de gestión empresarial centralizado.
- El software SAP es un sistema de gestión empresarial centralizado, también conocido como planificación de recursos empresariales.
- La abreviatura de SAP es Aplicaciones de sistemas y productos en el procesamiento de datos.