La compra es un componente del módulo SAP MM y su proceso se puede representar a grandes rasgos en el siguiente diagrama.
MRP (planificación de recursos materiales) crea una propuesta de aprovisionamiento y luego se convierte en una solicitud de compra. El siguiente paso es asignar la fuente a la solicitud de compra y liberar la solicitud de compra. El RP se convierte en Orden de compra y, al recibir las mercancías, se puede realizar un recibo de factura para completar el proceso de compra. Adicionalmente se procesa el pago (en módulo FI).
El aprovisionamiento no tiene que comenzar con el MRP, puede iniciarse mediante la planificación basada en el consumo o mediante la creación directa de PR o PO.
MRP es una función del sistema para determinar los requisitos de material tanto a nivel de material como de lista de materiales. Una lista de materiales (BoM) es una lista de componentes y subcomponentes de los que consta un solo material.
Uno de los meros documentos básicos de Compras en SAP es una solicitud de compra.
Solicitud de compra
Las solicitudes de compra se pueden crear automáticamente por el sistema o manualmente. Se pueden convertir en órdenes de compra, pero solo después de su liberación (aprobación de la solicitud de compra).
Cubriremos varios temas en esta lección que pueden ayudar a comprender y crear la solicitud de compra.
Los rangos de números en las solicitudes de compra se requieren al igual que en otros documentos, con el fin de asignar el número de documento a los nuevos documentos creados.
Posteriormente, estos rangos de números se asignan a diferentes tipos de documentos que podemos definir para su uso en el procesamiento de solicitudes de compra.
También cubriremos el número de seguimiento de requisitos, que es básicamente una combinación de número / letra que se puede asignar de forma única a varios documentos para realizar un seguimiento de ciertos requisitos importantes.
Verá cómo funciona la determinación de fuente y por qué es útil, así como cómo se puede asignar esta fuente a nuestro documento de compras.
Finalmente, conocerá cómo tramitar la solicitud de compra, desde su creación hasta convertirla en orden de compra.
Rangos de números para solicitud de compra
La asignación de rangos de números para solicitudes de compra funciona según el tipo de documento. Se pueden crear varios rangos de números diferentes y luego asignarlos a un tipo de solicitud de compra específico.
Esto se hace en la personalización. Los tipos de documentos de solicitud pueden tener asignados dos rangos de números. A cada tipo de documento se le asigna un rango interno y otro externo. El sistema incrementa automáticamente los rangos de números internos y los externos se asignan manualmente.
La siguiente pantalla representa una lista de rangos de números para la solicitud de compra.
Desde el número es el primer número del rango, hasta el número es el último número disponible y el número actual es el último número asignado a un documento.
Además, hay una casilla de verificación que indica si se trata de un rango de números externos.
Por ejemplo, un rango de números internos se puede definir como un rango de 20000000 a 30000000, en este caso los documentos del tipo de documento al que se asigna este intervalo se numerarán a partir de 20000001 y se incrementarán en 1 por cada nuevo documento creado. El último número disponible para este intervalo será 30000000, y si sus documentos ocupan todo el rango de números, debe ampliarse. Rara vez sucederá, ya que significaría que tendría 10 millones de documentos de solicitud de compra.
Definición de tipo de documento
La definición del tipo de documento es una acción de definir diferentes tipos de documentos para una solicitud de compra. Es útil para agrupar solicitudes de compra y especificar su uso con más detalle. Por ejemplo, podemos tener RP estándar, subcontratación y transferencia de stock. Cada tipo de documento se adapta a una necesidad especial y está configurado para usarse de esa manera.
En la definición de tipo de documento, puede definir una serie de opciones. Intervalos numéricos (internos y externos), intervalo de artículo, tecla de selección de campo, indicador de control, indicador de liberación general (define si todos los artículos en PR se liberan de forma simultánea o individual).
El tipo de documento de solicitud de compra estándar en SAP se define en todas las instalaciones como NB.
Número de seguimiento de requisitos
Este número se utiliza para realizar un seguimiento de requisitos específicos. Se puede ingresar durante la creación de la solicitud de compra y se copia en el documento de la orden de compra. Se mantiene a nivel de artículo y los artículos se pueden seleccionar por este número en varios informes como MELB .
- Ejecute la transacción MELB .
- Haga clic en el botón Elegir .
Cuando haga clic en Continuar , volverá a la pantalla de selección inicial ... También tiene una variedad de opciones de selección y debe elegir las opciones más adecuadas para limitar la búsqueda.
- Ingrese los números de seguimiento de requisitos.
- Ejecutar.
Se le presentará una lista de documentos que contienen el número de seguimiento.
Determinación de la fuente
La determinación de fuente ayuda a encontrar la fuente más adecuada para un requisito, por ejemplo, puede sugerir qué acuerdo marco, qué fuente de aprovisionamiento interno (planta) o qué proveedor se puede utilizar para pedir materiales específicos en un momento dado.
La determinación de la fuente toma varios datos como parámetros para el proceso de determinación real. Estos incluyen Acuerdo de esquema, Registro de información de compra, Planta en nuestra empresa, Acuerdo de cuota, Lista de fuentes.
Todo esto se tiene en cuenta al determinar la mejor fuente posible para un requisito.
La primera verificación se realiza a través del Acuerdo de cuota, donde el sistema determina si hay una fuente adecuada con el acuerdo de cuota relevante para el material, y si se encuentra una fuente adecuada, se selecciona y se cancela la búsqueda adicional de la fuente.
De lo contrario, el sistema tiene en cuenta la lista de fuentes y busca fuentes válidas allí. Una lista de fuentes consta de registros fijos y bloqueados. Los registros fijos son para proveedores fijos para material específico válido por un período determinado. Los registros bloqueados no se pueden utilizar como fuente mientras se encuentran en este estado.
Finalmente, el sistema busca el acuerdo preliminar y el registro de información en busca de fuentes confiables y les asigna la solicitud. En la lección anterior, ha visto qué es un registro de información de compra y el acuerdo marco es un acuerdo de programación o contrato que también se utiliza en el proceso de determinación de fuente como información de entrada.
Para utilizar la determinación de fuente, debe marcar la casilla de verificación Determinar fuente en la pantalla inicial de solicitud de compra.
Asignación de fuente
El sistema puede realizar asignaciones de fuentes en segundo plano o en primer plano.
Si la búsqueda se realiza en el modo de primer plano y se encuentra más de una fuente válida, aparece una lista de selección de la cual el usuario debe seleccionar la fuente adecuada. Si solo se encuentra una fuente adecuada, se asigna automáticamente.
Si la búsqueda se realiza en segundo plano, se debe determinar una sola fuente y, para lograrlo, el sistema realizará varias funciones en la búsqueda.
Por ejemplo, los acuerdos marco tienen prioridad sobre la fuente del registro de información de compra y, en caso de conflicto, se selecciona una fuente del acuerdo marco.
Si se encuentra más de una fuente válida en los contratos marco, la fuente válida única será la del proveedor habitual, y si ninguno de los registros es de un proveedor habitual, la fuente deberá determinarse manualmente.
Puedes ver cómo el sistema ofrece dos fuentes, entre las que tenemos que elegir la mejor de forma manual.
