En este tutorial, crearemos un sistema de punto de venta simple para una tienda minorista ficticia. El sistema será utilizado por el personal operativo para registrar las transacciones comerciales diarias, el personal táctico también usará el sistema para monitorear el desempeño actual de la tienda minorista.
El sistema tendrá la capacidad de exportar datos para sobresalir. Excel se utilizará como una herramienta del sistema de apoyo a la toma de decisiones para analizar los datos. Los datos en Excel también se pueden combinar con datos de otras fuentes.
Componentes MIS de tiendas minoristas
1. Procedimientos comerciales
Los procedimientos comerciales definen cómo deben realizarse las transacciones comerciales diarias. El sistema de punto de venta se utilizará para registrar las ventas diarias.
La siguiente lista describe las actividades que se deben realizar cuando un cliente compra un artículo
- El cliente presenta los artículos que se comprarán en la caja registradora.
- El cajero busca en el sistema el artículo presentado en el sistema para recuperar el precio
- El cajero ingresa la cantidad del artículo comprado y el sistema calcula el costo total. Este proceso se repite para todos los artículos comprados
- Si un cajero agrega incorrectamente un artículo o una cantidad de artículo al sistema, debería poder eliminarlo si el pago aún no se ha contabilizado. Si el pago se ha contabilizado, el cajero no debería poder retirar nada.
- Después de verificar la factura total del cliente, el sistema debe permitir que el cajero registre el pago del cliente e imprima un recibo para el cliente.
2 personas
Los usuarios que utilizarán el sistema serán cajeros, contadores y usuarios de control de inventarios. Todos los usuarios deben ser literalmente informáticos y estar capacitados sobre cómo utilizar el sistema de punto de venta.
3. Hardware
El sistema de punto de venta tendrá Microsoft Access como motor de base de datos. Microsoft Access es un motor de base de datos independiente y, como tal, el sistema se ejecutará en una sola computadora. La computadora utilizada deberá tener las siguientes especificaciones.
- Un mínimo de 1 GB de RAM
- Un mínimo de 10 GB de espacio de almacenamiento libre en la unidad local donde se ubicará la base de datos.
- La computadora debe ejecutar un funcionamiento basado en Windows con al menos Windows XP y superior
- La velocidad del procesador debe tener un mínimo de 1 GHz.
4. Software
La computadora que se utilizará con el sistema debe tener las siguientes especificaciones mínimas.
- Sistema operativo basado en Microsoft
- Microsoft Office Suite (específicamente Microsoft Word y Microsoft Access)
5. Datos
Las transacciones comerciales diarias se almacenarán en una base de datos de Microsoft Access.
Diccionario de base de datos de punto de venta
Un diccionario de base de datos describe los campos de la base de datos, lo que hacen y el tipo de datos.
A continuación se describen las tablas que tendremos en nuestra base de datos. En aras de la simplicidad, mantendremos el número de tablas a solo cuatro (4).
Tabla de productos
| S / N | Nombre del campo | Tipo de datos | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | identificación | Numérico | Registrar clave primaria |
| 2 | Nombre del producto | Cuerda | Nombre del producto |
| 3 | Precio | Numérico | El precio del producto |
| 4 | Cantidad_en_mano | Numérico | Cantidad disponible a mano en cualquier momento dado |
| 5 | ID_proveedor recomendado | Numérico | Clave externa que se vincula a la tabla de proveedores |
Tabla de clientes
| S / N | Nombre del campo | Tipo de datos | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | identificación | Numérico | Registrar clave primaria |
| 2 | Nombre del cliente | Cuerda | Nombre del cliente |
| 3 | Total_purchases | Numérico | Valor acumulado de las ventas totales al cliente en particular |
Tabla de proveedores
| S / N | Nombre del campo | Tipo de datos | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | identificación | Numérico | Registrar clave primaria |
| 2 | Nombre del proveedor | Cuerda | Nombre del cliente |
| 3 | Número de contacto | Numérico | Número de contacto del proveedor |
| 4 | Dirección de correo electrónico | Cuerda | Dirección de correo electrónico del proveedor |
Tabla de ventas
| S / N | Nombre del campo | Tipo de datos | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | identificación | Numérico | Registrar clave primaria |
| 2 | Identificación del cliente | Numérico | Identificador único del cliente |
| 3 | Fecha de Transacción | Fecha | La fecha en que se registró la transacción. |
| 4 | Cantidad pagada | Numérico | Importe total de la compra |
| 5 | Pagado | Booleano | Campo booleano que muestra si un cliente ha pagado o no |
Tabla de detalles de ventas
| S / N | Nombre del campo | Tipo de datos | Descripción |
|---|---|---|---|
| 1 | identificación | Numérico | Registrar clave primaria |
| 2 | sales_id | Numérico | Identificador único del cliente |
| 3 | ID del Producto | Fecha | La fecha en que se registró la transacción. |
| 4 | cantidad | Numérico | Importe total de la compra |
| 5 | Pagado | Booleano | Campo booleano que muestra si un cliente ha pagado o no |
Diagrama de relación de entidad de base de datos de punto de venta
El diagrama de relación entre entidades muestra la relación entre las tablas de la base de datos. La siguiente tabla describe las relaciones entre las tablas de la base de datos
| S / N | Relación | Primario | Clave externa | Naturaleza de la relación |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Productos a Ventas | Id en productos | Product_id en ventas | 1 a muchos |
| 2 | Ventas a clientes | Id en clientes | Customer_id en ventas | Muchos a muchos |
| 3 | Productos a proveedores | Id en proveedores | Recommended_supplier_id en productos | Muchos a 1 |
La siguiente imagen muestra las relaciones entre las tablas de nuestra base de datos.
Cómo se procesa una transacción en el sistema
- El sistema recupera todos los registros de clientes de la tabla de clientes y completa el combo desplegable
- El cajero hace clic en el botón de nueva transacción. Esto crea un nuevo registro en la tabla de ventas y genera una identificación de transacción.
- El sistema recupera todos los productos de la tabla de productos y completa el combo desplegable
- El cajero selecciona un producto de la lista desplegable. El sistema mantiene la identificación del producto y el precio del artículo actual.
- El cajero ingresa la cantidad comprada. El sistema calcula el subtotal basándose en el precio almacenado y la cantidad ingresada. Este proceso se repite hasta que todos los productos se hayan registrado en el sistema.
- El cajero ingresa la cantidad que el cliente ha pagado. El sistema calcula el cambio si el cliente paga más que el precio.
- El cajero hace clic en el botón de pago posterior. El sistema actualiza el;
- cantidad de producto disponible en la tabla de productos
- actualiza el campo de cantidad pagada y marca la transacción como pagada en la tabla de ventas
- actualiza el campo de compras totales en la tabla de clientes
Capturas de pantalla de la interfaz gráfica de usuario del punto de venta
Ventana principal del sistema : este es el punto de entrada al sistema. Permite a los usuarios ingresar datos, procesar transacciones, imprimir informes y exportar datos de ventas a Excel para su posterior análisis.
Aquí hemos demostrado varias ventanas de entrada de datos utilizadas durante POS, para dar una descripción general del campo que se llena mientras se realiza la transacción.
Ventana de punto de venta utilizada por los cajeros en el cajero automático
La interfaz de usuario está diseñada de tal manera que guía al cajero a través de los pasos necesarios para publicar una transacción de compra exitosa.
Ventana de entrada de datos del cliente
Ventana de entrada de datos de productos
Resumen
Este tutorial le muestra los pasos prácticos involucrados en el desarrollo de un sistema de información y explica un prototipo de un sistema POS (punto de venta). El sistema se ha desarrollado utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en Microsoft Access.
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