Hay varios tipos de correspondencia estándar disponibles, como impresión de facturas, extractos de cuenta, etc. También se pueden crear tipos de correspondencia personalizados.
Las correspondencias se pueden crear en el momento del procesamiento de transacciones comerciales particulares o en una etapa posterior para contabilizaciones de transacciones ya creadas.
La correspondencia se puede enviar al cliente / proveedor en varios formatos, como correo electrónico y fax. La correspondencia consiste básicamente en cartas, etc., que se envían desde SAP al proveedor / cliente, etc.
La correspondencia se puede crear de forma individual o colectiva, ad-hoc o mediante un trabajo por lotes automatizado.
En este tutorial, aprenderá:
- Tipos de correspondencia
- Configuraciones de correspondencia
- Generación de correspondencia
- Impresión de correspondencia
- Correspondencia por correo electrónico
Tipos de correspondencia
A continuación se muestra una lista de ejemplo de varios tipos de correspondencia estándar, que se pueden copiar para crear un formulario, programa, etc.
| Tipo de correspondencia | Descripción de correspondencia | Programa de impresión | Datos requeridos | Ejemplo de formulario de secuencia de comandos de SAP estándar |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Avisos de pago | RFKORD00 | Número del Documento | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Estados de cuenta | RFKORD10 | Número de cuenta y fecha | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Declaraciones de cargos de letras de cambio | RFKORD20 | Número del Documento | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Documentos internos | RFKORD30 | Número del Documento | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Cartas individuales | RFKORD40 | Número de cuenta | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Extractos de documentos | RFKORD50 | Número del Documento | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Declaraciones de clientes | RFKORD11 | Número de cliente y fecha | F140_CUS_STAT_01 |
Configuraciones de correspondencia
La configuración de la correspondencia en SAP se puede realizar en los siguientes pasos a continuación
Paso 1) Definir el tipo de correspondencia
Ruta: - SPRO> Contabilidad financiera (nueva)> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar> Cuentas de cliente> Elementos de línea> Correspondencia> Hacer y verificar configuraciones para correspondencia> Definir tipos de correspondencia
Código de transacción: - OB77
Aquí están disponibles varios tipos de correspondencia estándar de SAP. También puede crear sus tipos de correspondencia personalizados. Puede especificar qué datos se requieren para generar una correspondencia, por ejemplo, para el estado de cuenta, puede especificar que el maestro de cliente / proveedor es necesario para el estado de cuenta. Además, puede especificar los parámetros de fecha y el texto que aparecerá para la selección de fecha.
Paso 2) Asignar programa al tipo de correspondencia
Ruta: -SPRO> Contabilidad financiera (nueva)> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar> Cuentas de cliente> Elementos de línea> Correspondencia> Hacer y verificar configuraciones para correspondencia> Asignar programas para tipos de correspondencia
Código de transacción: - OB78
Aquí debe vincular el programa generador de correspondencia al tipo de correspondencia. También puede especificar diferentes programas para diferentes sociedades. (Además, puede especificar aquí la variante predeterminada para que la ejecute el programa. Puede crear dicha variante a partir de la transacción SE38 / SA38 para el programa).
También puede crear su propio programa personalizado como una copia del programa estándar y puede realizar los cambios adecuados para satisfacer las necesidades específicas de su cliente.
Paso 3) Determine las funciones de llamada para el tipo de correspondencia
Ruta: -SPRO> Contabilidad financiera (nueva)> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar> Cuentas de cliente> Elementos de línea> Correspondencia> Hacer y verificar configuraciones para correspondencia> Determinar funciones de llamada
Código de transacción: - OB79
Aquí debe especificar que en qué momento puede generar el tipo de correspondencia particular. También puede especificar una configuración diferente para diferentes sociedades. Las diversas opciones disponibles son: -
- En el momento de la entrada del documento (por ejemplo, FB50, FB60, etc.)
- En el momento de contabilizar los pagos (por ejemplo, F-28, F-26, etc.)
- En el momento de la visualización o el cambio del documento (por ejemplo, FB02, FB03, etc.)
- En el momento de la visualización de la cuenta (por ejemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)
Paso 4) Asignar formulario de correspondencia al programa de impresión de correspondencia
Ruta: -SPRO> Contabilidad financiera (nueva)> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar> Cuentas de clientes> Correspondencia de elementos de línea> Configurar y verificar configuraciones para correspondencia> Definir nombres de formulario para impresión de correspondencia
Código de transacción: - OB96
Aquí debe especificar qué definición de formularios utilizará el programa de impresión por correspondencia. También puede especificar una configuración diferente para diferentes sociedades. (El formulario SAP Script se define mediante la transacción SE71 , donde los diversos datos se organizan en el formato de salida para ser procesados. Este formulario SAP Script define el diseño en la salida).
También puede utilizar ID de formulario de dos dígitos, mediante los cuales puede llamar a diferentes formularios para diferentes ID de formulario en el mismo código de empresa.
Este ID de formulario se puede dar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera correspondencia. Puede seleccionar solo un ID de formulario a la vez para un tipo de correspondencia. Puede crear varios tipos de correspondencia, activando diferentes ID de formulario.
Paso 5) Definir los detalles del remitente para la correspondencia
Ruta: -SPRO> Contabilidad financiera (nueva)> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar> Cuentas de cliente> Elementos de línea> Correspondencia> Hacer y verificar configuraciones para correspondencia> Definir detalles del remitente para formulario de correspondencia
Código de transacción: - OBB1
Aquí puede vincular los detalles del encabezado, pie de página, firma y remitente. Este texto se define utilizando la transacción SO10 con ID de texto como se vincula arriba (por ejemplo, ADRS). También puede especificar una configuración diferente para diferentes sociedades. (También se puede definir una variante de remitente de dos dígitos, que puede dar a los parámetros de selección del programa de impresión. Esto habilitará diferentes detalles de remitente dentro de la misma sociedad).
Paso 6) Definir variantes de clasificación para correspondencia
Ruta: -SPRO> Contabilidad financiera (nueva)> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar> Cuentas de cliente> Elementos de línea> Correspondencia> Hacer y verificar configuraciones para correspondencia> Definir variantes de clasificación para correspondencia
Código de transacción: - O7S4
Aquí puede especificar en qué orden se generarán las cartas de correspondencia. Por ejemplo, si está generando un estado de cuenta para varios proveedores, los proveedores se clasificarán en este orden y luego se generará la carta. Esta variante de clasificación se puede dar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera correspondencia.
Paso 7) Definir variantes de clasificación para artículos de línea en correspondencia
Ruta: -SPRO> Contabilidad financiera (nueva)> Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar> Cuentas de cliente> Artículos de línea> Correspondencia> Hacer y verificar configuraciones para correspondencia> Definir variantes de clasificación para artículos de línea
Código de transacción: - O7S6
Aquí puede especificar en qué orden aparecerán las distintas partidas en una carta de correspondencia. Por ejemplo, si el estado de cuenta de un proveedor tiene varias facturas, las facturas se clasificarán en este orden y luego se generará la carta.
Esta variante de clasificación se puede dar en la pantalla de selección del programa de impresión que genera correspondencia.
Generación de correspondencia
Como se mostró anteriormente, también al configurar el punto de llamada, la correspondencia se puede generar en los siguientes puntos de tiempo: -
- En el momento de la entrada del documento (por ejemplo, FB50, FB60, etc.)
- En el momento de contabilizar los pagos (por ejemplo, F-28, F-26, etc.)
- En el momento de la visualización o el cambio del documento (por ejemplo, FB02, FB03, etc.)
- En el momento de la visualización de la cuenta (por ejemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)
La correspondencia se puede generar para un documento en particular o para la cuenta de proveedor / cliente. Las siguientes diapositivas explicarán la generación de correspondencia a través de diferentes formas y su impresión.
Generación de correspondencia (método A): -
La correspondencia se puede generar mientras crea, modifica o visualiza el documento.
Para ello, vaya a Entorno> Correspondencia y seleccione el tipo de correspondencia relevante, por ejemplo, consulte la siguiente pantalla en la creación de facturas de cliente FB70 : -
Del mismo modo, puede crear la correspondencia desde la visualización / modificación del documento desde la transacción, como en FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N, etc.
Generación de correspondencia (método B)
Para los documentos contables existentes, puede utilizar el código de transacción FB12 .
A continuación, ingresando el código de la empresa, le preguntará el tipo de correspondencia. Seleccione Tipo de correspondencia y le pedirá que ingrese el número de documento / número de cuenta. etc. según la configuración del tipo de correspondencia. Después de esto, se solicita la correspondencia.
Generación de correspondencia (método C)
A partir de la transacción F.27, puede generar la correspondencia (extracto de cuenta) para proveedores / clientes.
Aquí "Indicador en el registro maestro", el valor dado debe coincidir con el valor dado en los datos maestros del cliente / proveedor> Código de la empresa> Correspondencia.
Si selecciona la casilla de verificación "Solicitud individual", si el mismo proveedor / cliente tiene artículos de línea en varias sociedades, se generará un extracto para cada sociedad.
Impresión de correspondencia
Impresión de correspondencia (método A): -
Utilice el código de transacción F.61 para imprimir el tipo de correspondencia relevante ya generado. En la ejecución, simplemente imprimirá la correspondencia (si se configura el correo electrónico / fax, etc., la salida se generará en ese formato)
Impresión de correspondencia (método B): -
Desde la transacción F.64 , puede ver la carta de correspondencia (Spool) generada y puede imprimirla. (La diferencia con F.61 es que, en F.64, también puede realizar otras operaciones (como eliminar, imprimir vista previa, etc.) para la solicitud de correspondencia ya generada).
El spool generado se puede ver e imprimir desde la transacción SP02 o la solicitud System> Own Spool.
Correspondencia por correo electrónico
Mantenga la dirección de correo electrónico en la configuración del maestro de clientes / proveedores> Datos generales> Ficha Dirección> Comunicación y seleccione el método de comunicación como correo electrónico.
También mantenga la identificación de correo electrónico en el maestro de clientes / proveedores> Datos del código de la empresa> Ficha Correspondencia.
Luego, la correspondencia para este cliente / proveedor se generará en formato de correo electrónico en lugar de la salida impresa (teniendo en cuenta la configuración de salida de usuario realizada para determinar el método de comunicación en la salida de usuario que se muestra en la siguiente diapositiva).
(Nota: Del mismo modo, puede configurar la salida de fax seleccionando la comunicación estándar como FAX y manteniendo el número de fax).
Este artículo es una contribución de Manisha Singh.